Erfolgreiches Onboarding: So gelingt die Einarbeitung neuer Mitarbeitender in unterschiedlichen Branchen

Warum gutes Onboarding so wichtig ist

Die ersten Tage und Wochen im neuen Job prägen maßgeblich, wie sich Mitarbeitende mit dem Unternehmen identifizieren, wie schnell sie produktiv arbeiten können – und ob sie bleiben. Studien zeigen, dass eine gelungene Einarbeitung die Mitarbeiterbindung signifikant erhöht. Fehlendes oder unstrukturiertes Onboarding hingegen führt zu Frust, innerer Kündigung oder sogar zur frühen Fluktuation.

Besonders wichtig: Es geht nicht nur um die fachliche Einarbeitung. Neue Mitarbeiter sollten auch im Team möglichst transparent vorgestellt und aufgenommen werden. Denn auch der soziale Aspekt spielt eine große Rolle dabei, wie sehr und schnell sich neue Kollegen wohl fühlen.

Ein professionelles Onboarding ist:

• Ein Zeichen von Wertschätzung, weil es zeigt, dass sich das Unternehmen auf den Neuzugang vorbereitet hat,
• Ein Booster für Motivation, weil Mitarbeitende schneller ins Arbeiten kommen und sich sicherer fühlen,
• Eine Investition in die Effizienz, weil strukturierte Abläufe Zeit sparen und Doppelarbeit vermeiden,
• Ein Beitrag zur Arbeitgebermarke, weil gutes Onboarding ein Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb ist.

 

So geht erfolgreiches Onboarding

Auch wenn man meinen könnte, dass der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter nur eine kurze Zeitspanne ist, ist das weit gefehlt. Ein richtig guter, nachhaltiger Einarbeitungsprozess verlangt vielen HR-Teams und auch Vorgesetzten einiges an Arbeit ab, die auf den ersten Blick gar nicht gesehen wird.

Denn Onboarding beginnt nicht erst am ersten Arbeitstag – und endet nicht nach einer Woche. Die besten HR-Teams planen die Einarbeitung als strukturierten Prozess über mehrere Phasen:

1. Preboarding (zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag) In dieser Phase baut die HR und idealerweise auch die Führungskraft bereits eine Bindung auf und reduziert somit Unsicherheiten und Unklarheiten beim Kandidaten. Halte Kontakt, sende Willkommensmaterialien, plane organisatorische Punkte. Vor dem Eintritt sollte zudem auch geklärt werden, welche Arbeitsmittel, Tools und Systeme der neue Mitarbeiter braucht und diese sollten natürlich zum Start einsatzbereit sein.
   
   
2. Orientierungsphase (erste Woche) Hier geht es darum, Sicherheit zu schaffen: Wer ist die richtige Ansprechperson für welche Themen? Welche Tools werden genutzt? Wie funktioniert der Arbeitsbereich? Auch das Kennenlernen im Team spielt bei vielen Positionen eine große Rolle und dafür sollte Zeit eingeplant werden, denn Leistungsstarke Teams machen in vielen Unternehmen den Unterschied.
   
   
3. Einarbeitungsphase (erste 2–3 Monate) Jetzt steht das fachliche Onboarding im Fokus: Aufgaben, Abläufe, Zusammenarbeit mit KollegInnen. Idealerweise finden regelmäßige Feedback-Gespräche statt und die Einarbeitung folgt einem strukturierten Plan.
   
   
4. Integrationsphase (bis 6 Monate) In dieser Phase verankert sich die Person im Team, es geht um Feedback, Entwicklungsperspektiven und Teamzugehörigkeit. Für Unternehmen liegt hier eine große Chance zur Verbesserung, denn auch Sie können vom neuen Mitarbeiter aktiv Feedback erfragen, beispielsweise wie dieser den Einarbeitungsprozess wahrgenommen hat, welche Potentiale er bei Prozessen und Arbeitsabläufen sieht oder welche neuen Projekte und Ideen er mitbringt.

Diese Phasen sollten von HR und der Führungskraft bewusst gestaltet, dokumentiert und für unterschiedliche Mitarbeiter-Zielgruppen und Abteilungen anpassen werden – denn ein IT-Profi braucht ein anderes Onboarding als eine Mitarbeiterin in der Logistik.

 

Praxisbeispiele: Onboarding in verschiedenen Arbeitswelten

1. Onboarding auf der Fläche: Logistik und Produktion

Hier kommt es vor allem auf klare Abläufe, Sicherheit und Teameinbindung an. Oft starten neue Mitarbeitende in einem sehr dynamischen Umfeld, in dem wenig Zeit für "lange Einarbeitung" bleibt. Deshalb sollte das Onboarding besonders durchdacht sein.

Ein gelungenes Onboarding in der Logistik könnte so aussehen:

• Vor dem Start: Begrüßungsmail mit allen organisatorischen Informationen
• Tag 1: Begrüßung durch Teamleitung, Sicherheitseinweisung, Rundgang durch das Lager.
• Woche 1: Begleitung durch einen erfahrenen Paten*in, Training direkt am Arbeitsplatz, kleine Lerneinheiten zu Maschinen oder Software.
• Woche 2–4: Regelmäßige Feedbackgespräche, Integration ins Team, Vorstellung bei angrenzenden Abteilungen (z. B. Versand oder Wareneingang).

Wichtig ist: Achte auf einfache Sprache, visuelle Unterstützung und praxisnahe Schulung. Viele Mitarbeitende in diesen Bereichen schätzen eine klare, strukturierte Anleitung mehr als langatmige PowerPoint-Präsentationen oder Zettel zum Lesen. Es ist wirklich entscheidend, ob der Onboarding-Prozess auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten ist.

Hier gibt es Tipps rund um das Recruiting in der Logistik.

 

2. Onboarding in der IT-Abteilung

IT-Fachkräfte arbeiten oft remote oder hybrid. Daher ist hier ein digitales, gut geplantes Onboarding das A und O.

Ein Beispiel für ein gelungenes IT-Onboarding:

• Vor dem Start: Begrüßungsmail mit allen organisatorischen Informationen. Zudem wird festgelegt, welche Arbeitsmittel, Systeme und Zugänge der neue Mitarbeiter braucht.
• Preboarding: Zugangsdaten, Systemrechte und technische Ausstattung werden vorab verschickt. Ein kurzer Video-Call zur Vorbereitung ist hilfreich.
• Tag 1: Begrüßung durch HR und Teamlead via Teams, kurze Vorstellungsrunde im Daily Meeting, virtuelle Einführung in die Infrastruktur.
• Woche 1–2: Einarbeitung mit Hilfe von Videotutorials, Pair Programming mit KollegInnen, Teilnahme an Projektmeetings.
• Monat 1–3: Review-Sessions, Feedback, erste eigene Aufgaben mit Verantwortung.

Hier ist besonders wichtig: Stelle sicher, dass der Zugang zu allen relevanten Tools sofort funktioniert. Technische Hürden am Anfang frustrieren schnell und wirken unprofessionell – gerade bei IT-Profis. Und auch wenn das Team remote oder hybrid arbeitet, eignet sich beim Onboarding gerade am Anfang ein Paten-System, bei dem ein erfahrener Kollege dem neuen Team-Mitglied zur Seite steht.

Hier haben wir zudem Tipps und Ideen für das Recruiting in der IT gesammelt.

 

3. Onboarding im Büro / kaufmännischer Bereich

In klassischen Bürojobs ist die soziale Integration besonders wichtig. Mitarbeitende sollen sich als Teil des Unternehmens erleben und die Unternehmenskultur verstehen.

Ein gelungenes Onboarding im kaufmännischen Umfeld kann zum Beispiel wie folgt aussehen:

• Vor dem Start: Begrüßungsmail mit allen organisatorischen Informationen. Zudem wird festgelegt, welche Arbeitsmittel, Systeme und Zugänge der neue Mitarbeiter braucht.
• Tag 1: Empfang durch das Team, Arbeitsplatz ist vorbereitet (Visitenkarten, Begrüßungsschreiben, E-Mail-Zugang), gemeinsames Mittagessen.
• Woche 1: Vorstellung der Abteilungen, Schulungen zu internen Tools (CRM, Zeiterfassung), erste eigene Aufgaben.
• Monat 1: Integration in Projekte, Einladung zu internen Events, Feedbackgespräch mit HR und Teamleitung.

Wichtig ist hier: Achte auf eine offene Kommunikationskultur und erkläre ungeschriebene Regeln (z. B. Meetingformate, Kleiderordnung, Anredekultur).

 

Do's & Don'ts im Onboarding

Es gibt einige Punkte, die Unternehmen im Onboarding-Prozess und generell im Recruiting-Prozess auf jeden Fall beachten sollten, einige andere Punkte hingegen, sollten tunlichst vermieden werden. Denn auch wenn jedes Unternehmen und jede Branche individuell ist, gibt es ein paar universelle Regeln, die Dir helfen, das Onboarding erfolgreich zu gestalten:

Do‘s:

• Plane das Onboarding schriftlich und stimme es mit Fachabteilungen ab.
• Nutze Paten- oder Mentorenprogramme.
• Kommuniziere transparent, was die nächsten Schritte sind.
• Hole regelmäßig Feedback ein.
• Sei dir bewusst, dass der Onboarding-Prozess mehrere Wochen bis Monate dauern kann
• Involviere das Team in den Onboarding-Prozess
• Kulturelles Onboarding: Infos zur Unternehmenskultur, Arbeitgebermarke etc.

Don't:

• Keine Organisatorischen Details für den ersten Arbeitstag kommunizieren
• Neue Mitarbeitende am ersten Tag "sich selbst überlassen".
• Relevante Tools oder Systeme nicht vorab einrichten.
• Zu viele Informationen auf einmal geben.
• Feedback erst nach mehreren Monaten geben.
• Kein Feedback vom Mitarbeiter einholen

 

Tipp: Onboarding digital unterstützen

Gerade bei verteilten Teams oder schnellem Wachstum lohnt sich der Einsatz digitaler Onboarding-Plattformen. Diese können Informationen, E-Learnings, Ansprechpartner, Feedbackformulare und mehr übersichtlich bereitstellen.

Digitale Checklisten helfen HR und Fachbereich, den Überblick zu behalten – und stellen sicher, dass keine wichtigen Schritte vergessen werden.

So können HR-Teams sicherstellen, dass der Onboarding-Prozess und dessen Qualität über alle Abteilungen eine gleichbleibend gute Qualität hat.

 

Fazit: Onboarding ist keine reine Chefsache

Ein gutes Onboarding ist keine einmalige Aktion, sondern ein strategischer Prozess, der sowohl fachliche als auch kulturelle Integration umfasst. HR spielt dabei eine zentrale Rolle als Moderatorin, Koordinatorin und Kulturträgerin. Die Personalteams stellen die Qualität des Onboarding-Prozesses über Abteilungsgrenzen sicher und kümmern sich um die richtige Struktur.

Wenn das Unternehmen es schafft, neue Mitarbeitende professionell und herzlich aufzunehmen, investierst es nicht nur in schnellere Produktivität, sondern auch in langfristige Bindung, eine starke Arbeitgebermarke und ein gutes Miteinander.

Nutze die Chance, das Onboarding im eigenen Unternehmen aktiv zu gestalten – individuell, strukturiert und mit Begeisterung. Denn: Der erste Eindruck zählt. Und bleibt.