Onboarding: Phasen, Prozess und digitales Onboarding

Vanessa Bär

Ein erfolgreiches Onboarding hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Viele Arbeitgeber sind sich bereits bewusst, dass es mit dem Bewerbungsprozess und der erfolgreichen Einstellung noch längst nicht getan ist. Im Gegenteil – die Arbeit beginnt insbesondere dann, wenn die neuen Mitarbeiter im Unternehmen starten, denn ab diesem Zeitpunkt gilt es vollen Einsatz zu zeigen, um die Neuankömmlinge auch langfristig an das Unternehmen zu binden. Dies gelingt am besten durch einen gut vorbereiteten und strukturierten Onboarding-Plan. Aber starten wir Step by Step!

Inhaltselemente

  • Definition - Was ist Onboarding neuer Mitarbeiter?
  • Welche Aufgaben und Ziele verfolg das Onboarding? - Die 5 C's des Onboardings
  • Die 4 Phasen des Onboardings
  • Digitales Onboarding

Definition: Was ist Onboarding eigentlich?

Unter Onboarding versteht man den Prozess einer zielgerichteten Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Hierfür kümmert sich das Personalmanagement um hilfreiche Maßnahmen, die es den Newcomern erleichtern sollen, das Arbeitsumfeld besser kennenzulernen und sich dort zurecht zu finden und wohlzufühlen.

 

Aufgaben und Ziele – Die 5 C's des Onboardings

Wie bereits erwähnt, geht es beim Onboarding darum, neuen Mitarbeitern Orientierung und Hilfestellung zu geben. Die 5 C’s des Onboardings können hierbei eine Art Leitfaden bilden:

  • Compliance

Hier geht es vor allem um die bürokratischen Erledigungen, wie beispielsweise vertragliche Abstimmungen, Einverständniserklärungen und Ähnliches. Außerdem werden die neuen Mitarbeiter über Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und auch Vertraulichkeitsvereinbarungen aufgeklärt.

  • Clarification

In diesem Step werden die Aufgaben und Zuständigkeiten erklärt. Auch wird auf langfristige Ziele und Erwartungen des Unternehmens eingegangen. So weiß der Arbeitnehmer bereits zu Beginn, was ihn in der Zukunft erwarten wird und worauf Abteilungen und Management hinarbeiten.

  • Culture

Jedes Unternehmen hat bestimmte Werte, für das es steht. Als Teil dieser neuen Umgebung gilt es neue Mitarbeiter mit der Unternehmensvision und -mission, sowie mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen. Die Vorstellung der Werte direkt zu Beginn, erleichtert dem neuen Mitarbeiter, sich einzugewöhnen und zurechtzufinden. Zudem können die Mitarbeiter schneller für sich entscheiden, ob sie sich mit der neuen Arbeitsumgebung identifizieren können oder eben nicht.

  • Connection

Die zwischenmenschliche Beziehung unter Kollegen und Vorgesetzten ist essenziell. Teambuildingmaßnahmen sind hier gefragt! Hier können Sie kreativ werden – sei es ein Essen unter Kollegen, ein gemeinsamer Ausflug oder sogar eine geführte Teambuildingmaßnahme. Entscheiden Sie sich für etwas, dass zu Ihnen und dem Team passt.

  • Check back

Ein regelmäßiges Feedback ist für beide Parteien ein Muss. Fühlt sich ein neuer Mitarbeiter unwohl oder kann vereinbarte Ziele nicht einhalten, besteht Handlungsbedarf. Um eine gute und effiziente Arbeit zu fördern, müssen sich auch die Unternehmen in der Verantwortung sehen, Lösungen zu finden.  Um sich zuspitzende Situation zu vermeiden, sind regelmäßige Gespräche, insbesondere in der Onboarding-Phase, extrem wichtig.

 

Beim Onboarding stehen der Wohlfühlfaktor des Mitarbeiters und auch die Festigung der Employer Brand im Vordergrund. Weiterhin können durch ein gut durchdachtes Onboarding gleich zu Beginn die Mitarbeiterbindung gestärkt, Unsicherheiten gedämmt und eine höhere Zufriedenheitsrate erzielt werden. 3 Punkte, die sehr wichtig für ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Arbeitsverhältnis sind.

Diese 5 zentralen Ziele sollten beim Onboarding in jedem Fall erreicht werden:

  1. Bekanntmachung rechtlicher Aspekte in Hinblick auf Arbeitssicherheit und Verhalten am Arbeitsplatz
  2. Vermittlung grundlegender Kenntnisse und Vorbereitung auf die unterschiedlichen Aufgabenbereiche
  3. Aufzeigen der Rolle des Mitarbeiters im Unternehmen
  4. Unterstützung des Mitarbeiters bei Stress und Überforderung
  5. Stärkung der Bindung des Mitarbeiters zum Unternehmen

DER AUFBAU EINER ONBOARDING-STRATEGIE

Grundsätzlich kann das gesamte Onboarding in 4 Phasen unterteilt werden:

Phase 1: Pre-boarding ⇒ Vertragsabschluss und erster Arbeitstag

Phase 2: Orientierung ⇒  Findet in der Regel in der ersten Woche statt und dient der Akklimatisierung in das neue Unternehmen

Phase 3: Rollenspezifisches Training ⇒ Die Einarbeitungsphase bis hin zur vollen Produktivität

Phase 4: Stabilitätsphase / Laufende Entwicklung ⇒ Durchstarten & Ideen umsetzen

 

ONBOARDING-PHASE 1: PRE-BOARDING

Das sogenannte Pre-boarding ist die erste Phase des Onboarding-Prozesses und beinhaltet vornehmlich die bürokratischen Anliegen (Papierkram), aber auch den regelmäßigen Austausch mit den Neuankömmlingen. Dazu gehören beispielsweise, eine Willkommens-E-Mail nach Vertragsabschluss, detaillierte Infos zur Unternehmenskultur und Co., sowie Details zum Ablauf des ersten Arbeitstages. Auch kann bereits vorab eine kleine Aufmerksamkeit versendet werden, um die Vorfreude noch größer zu machen 😉.

 

ONBOARDING-PHASE 2: ORIENTIERUNG

Die Orientierungs-Phase beginnt ab dem ersten Arbeitstag und dauert in der Regel eine Woche. Diese Phase ist wichtig, um neue Mitarbeiter an das Unternehmen zu gewöhnen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass diese sich in der neuen Umgebung wohl fühlen.

Die Orientierung kann beispielsweise Folgendes abdecken:

  • Vorstellung der relevanten Abteilungen inklusive der Mitarbeiter / zukünftigen Kollegen
  • Rundgang durch das Unternehmen – Arbeitsplatz, Kantine, Toiletten etc.
  • Detaillierte Einführung in die Bürokultur
  • Vorschau der Tätigkeiten und To Do’s der nächsten Wochen
  • Einführung der Unternehmensrichtlinien und Sicherheitstraining

 

ONBOARDING-PHASE 3: ROLLENSPEZIFISCHES TRAINING

In dieser Phase des Onboardings geht es um die richtige Einarbeitung der Mitarbeiter. Hierfür ist es sinnvoll einen Mentor festzulegen, der jederzeit für Fragen bereitsteht. Zudem kann ein Schulungsplan helfen, Unzufriedenheit neuer Mitarbeiter zu vermeiden und gleichzeitig Struktur und eine Step by Step Eingliederung schaffen. Im Vordergrund stehen hier eine klare Definition der Position und der Rolle der neuen Mitarbeiter, die Zuweisung von Aufgaben, um den Neueinstieg zu erleichtern und eine genaue Einführung in Produkte / Dienstleistungen und Kunden der Firma.

Tipp: Checken Sie den Schulungsplan regelmäßig und setzen Sie Ziele zu bestimmten Themeneinheiten oder Wochen. Vereinbaren Sie außerdem Feedback-Termine und besprechen Sie die Leistung und Erwartung.

 

ONBOARDING-PHASE 4: ABSCHLUSS ONBOARDING & STABILITÄTSPHASE

Um die Mitarbeiter auch nach der Onboarding-Zeit an das Unternehmen zu binden, sollten weiterhin regelmäßige Gespräche stattfinden, in denen persönliche und fachliche Ziele angesprochen werden. So kann für die Zukunft ein umfassender Plan hinsichtlich beruflicher und persönlicher Ziele aufgestellt werden. Versuchen Sie, falls möglich, eine kontinuierliche Weiterentwicklung für Ihre Mitarbeiter zu bieten. Auf diesem Weg kommen einerseits Ihre Mitarbeiter auf ihre Kosten und ebenso können Sie als Unternehmen Teams aus Spezialisten aufbauen und somit das Erreichen der Unternehmensziele vorantreiben.

Im besten Falle können Sie alle Phasen des Onboardings in Präsenz abhalten. Nichtsdestotrotz hat sich in den letzten Jahren die Arbeit von zu Hause aus etabliert und somit gibt es viele Jobs, die komplett remote stattfinden. Um auch diesen Mitarbeitern einen angenehmen und fundierten Einstieg zu ermöglichen, haben wir hier einige Tipps, wie Sie das Onboarding virtuell umsetzen können.

 

DIGITALES ONBOARDING / VIRTUELLES ONBOARDING

Sie haben neue Mitarbeiter gefunden, die nicht vor Ort sind und trotzdem so persönlich in Empfang genommen werden sollen, wie alle anderen auch? Kein Problem, denn auch digital kann ein angemessenes Onboarding-Erlebnis stattfinden. So klappt`s:

 

  1. Kommunikation ist das Steckenpferd

Gerade im Remote-Bereich gilt: je mehr Kommunikation desto besser.

Da der gesamte Onboarding-Prozess online abläuft, ist es essenziell, alle Kommunikationstools und die notwendige Software parat zu haben. Stellen Sie hier bereits vor Arbeitsbeginn fest, ob alles einwandfrei funktioniert, sodass die neuen Mitarbeiter keine Probleme haben, Sie und ihre Teammitglieder zu erreichen und ihrer Arbeit nachzugehen.

 

  1. Mentor Programm

Weisen Sie Ihren neuen Mitarbeitern gleich zu Beginn einen Mentor zu, an den sich diese wenden können, wenn Unklarheiten bestehen. Durch einen regelmäßigen Austausch kommt somit auch der soziale Aspekt in der Anfangszeit nicht zu kurz.

 

  1. Equipment & Digitale Inhalte

Stellen Sie sicher, dass die nötigen Arbeitsmittel ihre neuen Mitarbeiter rechtzeitig erreichen. Zudem sind ein online zugängliches Mitarbeiterhandbuch und E-Learning-Möglichkeiten sehr hilfreich, um grundlegende Fragen beantworten zu können. In einem Mitarbeiterhandbuch können außerdem die Unternehmenskultur, das Team und laufende Projekte beschrieben werden. Hiermit kann der neue Mitarbeiter sich also einen guten ersten Eindruck verschaffen.

 

  1. Klar definierte Prozesse

Ohne festgelegte Prozesse und Arbeitsabläufe funktioniert es nicht. Die neuen Mitarbeiter müssen von Anfang an über ihre Aufgabenbereiche und deren Abläufe sowie Regelungen informiert sein. Mögliche Zugänge und Berechtigungen sollten somit ebenfalls bereits zu Beginn freigeschaltet und geklärt sein.

 

  1. Feedbackgespräche

Bleiben Sie dran! Stellen Sie auch beim digitalen Onboarding regelmäßige Termine ein, um Erwartungen und Ziele beider Seiten zu klären. Ein regelmäßiges Feedback ist das A und O, um die gegenseitigen Erwartungen zu klären und den aktuellen Wissenstand zu besprechen.

 

  1. Digitale Tools

Ob zur Planung und Koordination von Projekten oder hinsichtlich der Personalverwaltung – eine Abwicklung über digitale Tools ist ein Muss. Für ersteres können beispielsweise die Programme Trello, Asana und die Google Suite sehr nützlich sein. Hier können Projekte geplant und die beteiligten Mitarbeiter integriert werden. Auf diese Weise behalten alle Teammitglieder den Überblick. Eine Möglichkeit, um die Personalverwaltung zu erleichtern ist, beispielsweise das Tool HR-Works. Hier ist alles von Zeitwirtschaft über Lohn & Gehalt sowie Abwesenheiten geregelt und kann jederzeit von überall eingesehen und bedient werden.

Fazit

Onboarding ist ein unverzichtbares Element im Personalwesen geworden

Leider wird dieser Prozess nach wie vor von vielen Unternehmen unterschätzt oder nicht richtig eingebunden – was letztendlich zu hohen Kosten, wie beispielsweise Nachbesetzungen bei Absprüngen, führen kann. Zudem gehen laut einer Studie von Haufe rund 40% der Arbeitgeber noch ausschließlich den analogen Weg. Gerade in einer Zeit, in der Remote Work und ähnliche Arbeitszeitmodelle vorherrschen ein absolutes No-Go! Hier besteht also großer Handlungsbedarf.

Da die Mitarbeiter in der heutigen Zeit wechselwilliger denn je sind, lohnt es sich die Zeit in ein effizientes Onboarding zu investieren. Egal ob vor Ort oder online, ob kleines oder großes Unternehmen – jeder kann ein funktionierendes, auf sich abgestimmtes Onboarding-Konzept erarbeiten und umsetzen. Gerade die Digitalisierung öffnet hier neue Türen und kann den Aufbau einer solchen Strategie sehr erleichtern.

Nun heißt es also: Let’s go und ran an die Planung! Wir wünschen viel Erfolg dabei.

 

Anmerkung zum Schluss: Achten Sie auch darauf, dass bereits die erste Kontaktaufnahme mit Ihrem Unternehmen zählt. Oben genannte Studie belegt, dass round about 36% der Befragten PersonalerInnen bereits Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem 1. Arbeitstag erhalten haben. Hier hat der potentielle Arbeitnehmer die Firma noch nicht einmal kennengelernt und sich dennoch dagegen entschieden dort zu arbeiten -  das sollte zum Nachdenken anregen!

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

 

(Bild: unsplash, Grafik: LUNISA)

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