Anforderungsprofil erstellen: Die Grundlage für Ihr Recruiting

Die Erstellung eines Anforderungsprofils gehört zu den wichtigsten Aufgaben beim Recruiting. Nur wer seine Anforderungen und Erwartungen an die Bewerber genau definiert, hat auch ein klares Bild vom eigentlichen Wunschkandidaten. Viele Personalverantwortliche machen sich deshalb intensiv Gedanken darüber, wie das Anforderungsprofil der offenen Stelle aussehen soll. Dabei ist die Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachabteilungen essenziell, um das Profil aus verschiedenen Blickwinkeln zu schärfen. Doch wie gelingt genau diese Zusammenarbeit? Welche Vorteile bringt das Profil Ihrem Unternehmen und welche Inhalte sind für das Anforderungsprofil unerlässlich?

Definition: Was ist ein Anforderungsprofil?

Das Anforderungsprofil ist die wichtigste Grundlage für eine erfolgreiche Stellenbesetzung. In einem Anforderungsprofil werden sämtliche Anforderungen und Erwartungen an den zukünftigen Stelleninhaber festgehalten. Diese umfassen neben gewünschten Qualifikationen und fachlichen Kompetenzen auch persönliche Eigenschaften und Fähigkeiten, die der Bewerber mitbringen muss, um die Aufgaben erfolgreich zu erledigen und seine Verantwortungsbereiche übernehmen zu können. 

Vorteile eines Anforderungsprofils

Mitarbeiter zu finden und dann auch noch den richtigen Kandidaten für den Job auszuwählen, ist mitunter gar nicht so einfach. Ein detailliertes Anforderungsprofil kann im Recruiting und Auswahlprozess enorm hilfreich sein – denn eine klare Vorstellung von den Bewerbern sorgt nicht nur für mehr Effizienz bei der Personalsuche, sondern auch für die richtige Ansprache.

Diese Vorteile bringen Anforderungsprofile Ihnen und Ihrem Unternehmen:

• Effizienz: Das Anforderungsprofil formuliert klar alle relevanten Anforderungen, die an den zukünftigen Stelleninhaber gestellt werden und ermöglicht somit eine zielgerichtete Suche nach geeigneten Kandidaten und eine effiziente Bewerberauswahl.

• Zeit und Kapazitäten: Bei der Sichtung der Bewerbungsunterlagen erleichtert es den Abgleich der Profile mit den gewünschten Anforderungen ungemein und ist somit eine Zeitersparnis - insbesondere, wenn viele Positionen gleichzeitig besetzt werden müssen.

• Orientierung: In Vorstellungsgesprächen mit Bewerbern dient ein Anforderungsprofil als „Spickzettel“, an dem sich die Gesprächsführer orientieren können.

• Nachhaltigkeit: Das Anforderungsprofil ist nachhaltig: sollte die Position erneut besetzt werden müssen, haben Personalverantwortliche alle wichtigen Informationen auf einen Blick und können schnell mit der Ausschreibung, Suche und Bewerberauswahl starten. 

• Vorarbeit und Konsistenz: Anhand des Anforderungsprofils lässt sich eine gut durchdachte und schlüssige Stellenbeschreibung entwickeln.

Anleitung: So erstellen Sie Ihr perfektes Anforderungsprofil

Ein Anforderungsprofil ist in der Regel das Ergebnis einer abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Deshalb sollte auch die Vorlage für alle Beteiligten einfach zu verstehen und zu bearbeiten sein. Weiter sollte das Profil einen gewissen Detailgrad aufweisen, um wirklich aussagekräftig zu sein und seinen Zweck zu erfüllen. Wir zeigen Ihnen, welches Dateiformat sich für die Erstellung des Anforderungsprofils eignet, wie ausführlich die Informationen sein sollten und was auf keinen Fall fehlen darf. 

Inhalte: Das gehört ins Anforderungsprofil

Folgende Inhalte sollten Sie unbedingt in Ihrem Anforderungsprofil definieren.

• Stellentitel und Eingliederung in die Organisation
  Definieren Sie, wem der zukünftige Stelleninhaber unter- und ggf. überstellt ist und in welcher Abteilung die Position angegliedert ist. 

• Formale Anforderungen
  Unter diesem Punkt wird festgehalten, über welche Qualifikationen / Zertifikate / Weiterbildungen der gewünschte Stelleninhaber verfügen sollte und wieviel Jahre Berufserfahrung dieser bereits mitbringen muss. 

• Tätigkeitsbeschreibung
  Eine Gewichtung ist hier hilfreich, da sich dadurch Haupt- und Nebentätigkeiten herauskristallisieren. 

• Fachliche Kompetenzen 
  Die fachlichen Kompetenzen lassen sich in fachliche Kenntnisse, Sprachkenntnisse sowie IT-Kenntnisse unterteilen. 

• Persönliche Kompetenzen
  Die persönlichen Kompetenzen umfassen sowohl individuelle Eigenschaften als auch soziale Fähigkeiten, die der zukünftige Stelleninhaber benötigt, um die Tätigkeit erfolgreich ausüben zu können. Unter diesem Aspekt können auch Führungskompetenzen festgehalten werden, sollte Personalverantwortung Bestandteil der Tätigkeit sein. 

• Methodenkompetenzen
  Methodenkompetenzen beschreiben die erforderlichen Fähigkeiten zur Informationsbeschaffung, Problemlösung und Entscheidungsfindung.

• Rahmenbedingungen (Gehalt, Urlaubsanspruch, Benefits)
  Hier können besondere Arbeitsbedingungen, wie beispielsweise die Möglichkeit zum Home – Office festgehalten werden.

• Sonstige Informationen
  Informationen zur Teamstruktur oder zum Grund der Stellenbesetzung sollten ebenfalls im Anforderungsprofil festgehalten werden. Insbesondere, wenn die zu besetzende Stelle vertraulich behandelt werden muss, sollte dies schriftlich festgehalten werden. Neue Kollegen oder Vertretungen wissen so direkt, was sie bei Bewerbungsgesprächen beachten sollten.

Tipps: So gelingt Ihr Anforderungsprofil

Tipp 1: Die Erstellung eines guten Anforderungsprofils benötigt Zeit. Setzen Sie daher voraus, dass sowohl die Fachabteilung als auch sämtliche beteiligte Personen ausreichend Zeit haben bzw. sich diese nehmen. Wir wissen natürlich, dass sich dies im stressigen Arbeitsalltag nicht immer leicht umsetzen lässt, da vielleicht auch nicht alle Beteiligten die Wichtigkeit dieses Gespräches erkennen. Positionieren Sie sich hier unbedingt und sorgen Sie so für ein Umdenken im internen Recruiting Prozess. 

Tipp 2: Diskussionen sind unbedingt erwünscht! Das Anforderungsprofil ist oftmals sehr verlockend, um den absoluten Idealkandidaten zu skizzieren. Es dient dazu, klare Anforderungen zu formulieren. Wenn Sie jedoch merken, dass diese utopisch sind und Ihnen dadurch die Stellenbesetzung unmöglich machen, greifen Sie ein! Sie kennen den Bewerbermarkt am besten. Nutzen Sie die Chance, um den „strengen“ Blick der Fachabteilung zu öffnen und zu hinterfragen. Überlegen Sie sich, welche Kriterien zwingend erforderlich und welche wünschenswert sind. Jedes definierte „Must have“ könnte Ihren möglichen Kandidatenpool verkleinern.

Tipp 3: Wir Personalverantwortlichen kennen das! Die Fachabteilung ist in ihrem Element und wirft mit fachspezifischen Fremdwörtern um sich. Was bleibt, sind Fragezeichen. Lassen Sie das keinesfalls so stehen und fragen Sie im Zweifelsfall nochmals nach. Eine einfache Frage, die sehr hilfreich für die Tätigkeitsbeschreibung ist, lautet: wie sieht ein typischer Arbeitsalltag des zukünftigen Stelleninhabers aus?