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5 Tipps, wie Unternehmen dem Fachkräftemangel entgegenwirken können

Der Fachkräftemangel ist in Deutschland längst angekommen und stellt Unternehmen vor gravierende Herausforderungen. Besonders im medizinischen Sektor, in technischen und IT-lastigen Berufen und vermehrt auch im Handwerk fehlen qualifizierte Arbeitskräfte – und das deutschlandweit. Was können Unternehmen tun, um die eigenen offenen Stellen trotzdem zu besetzen? Hier hilft ein Perspektivwechsel in die Rolle der Arbeitnehmer. Wir haben 5 Tipps gesammelt, wie Unternehmen dem Fachkräftemangel in Deutschland entgegenwirken können.

Wie groß ist der Fachkräftemangel bei den Unternehmen?

Aktuell werden in Deutschland rund 800 000 Fachkräfte gesucht – und noch einmal rund 400 000 weitere Arbeitskräfte. Das sagte der Chef der Bundesagentur für Arbeit der Welt am Sonntag. Wie sollen Unternehmen diese Stellen besetzen? Besonders bei sozialen Berufen, wie Alten- und Krankenpflegern sowie Sozialpädagogen und Erziehern sei der Fachkräftemangel bereits über die erträgliche Schmerzgrenze hinausgewachsen. Diese Berufsgruppen leiden zudem unter ihrem schlechten Image – viel Arbeit, wenig Lohn. Die Pandemie tat ihr Übriges. Aber auch Fachkräfte mit abgeschlossener Berufsausbildung sind rar gesät. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft fehlt das Fachpersonal nach den sozialen Berufen besonders im handwerklichen Bereich.

Aber auch die sogenannten MINT-Berufe, also Fachbereiche aus Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik sind kaum zu besetzen. Denn hier ist die Nachfrage der Unternehmen besonders hoch, was nicht zuletzt der Digitalisierung und der Transformation der Arbeitswelt geschuldet ist. Fachkräfte, die aus dem Studium kommen, sind nicht selten lange vor ihrem Abschluss bereits Unternehmen „versprochen“ oder werden spätestens kurz vor dem Abschluss abgeworben. Denn viele Firmen wollen dem Fachkräftemangel entgegenwirken, indem sie verstärkt mit Hochschulen und Universitäten kooperieren, um so an die Nachwuchs-Fachkräfte zu kommen, bevor diese auf den Arbeitsmarkt strömen.

Aber nicht nur diese Berufsgruppen sind vom verheerenden Fachkräftemangel in Deutschland betroffen: Laut dem KfW-ifo Fachkräfte Barometer sagt fast jedes 4. Unternehmen in Deutschland, dass der Fachkräftemangel sie stark beeinträchtigt.

Die Arbeitswelt hat sich verändert – das müssen Bewerber und Unternehmen lernen

Wie können deutsche Unternehmen dem Problem Fachkräftemangel entgegenwirken? Als Personal- und Recruiting Agentur sprechen wir täglich mit Bewerbern und Arbeitgebern. Wir stellen dabei immer öfter fest, dass Angebote nicht immer richtig auf Zielgruppen zugeschnitten sind und Bewerber oft Wünsche oder Forderungen nicht konkret formulieren und aussprechen. Das führt zu Missverständnissen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Zwischenmenschliche: Bewerbern geht es nicht immer nur um Konditionen und Aufgaben. Emotionale und zwischenmenschliche Faktoren spielen eine immer größere Rolle – insbesondere bei den jüngeren Fachkräften. Unternehmen müssen bei ihrem Recruiting darauf achten, dass die richtigen Faktoren für die passenden Zielgruppen vermarket werden. Das können beispielsweise Themen wie Wertschätzung, Raum für eigene Projekte, Umweltbewusstsein, Verständnis für individuelle Arbeitsweisen und Gestaltung, wie auch Weiterbildung und Entwicklung sein. In den folgenden 5 Tipps teilen wir unsere Erfahrungen mit Ihnen und zeigen, wie Unternehmen dem Fachkräftemangel nachhaltig entgegenwirken können

Tipp 1: Optimieren Sie die Kommunikation im Bewerbungsprozess

Wir müssen leider oft feststellen, dass Unternehmen ihren Bewerbern gar nicht, nur sporadisch, nicht individualisiert oder sehr spärlich und unregelmäßig antworten. Kommunikation ist der Schlüssel im Bewerbungsprozess. Das war schon immer so – denn wer als Unternehmen die Besten der Besten einstellen wollte, musste schon seit je her alles dafür tun, dass sich diese Fachkräfte auch für das Unternehmen entscheiden. Mit der immer stärker klaffenden Lücke im Fachkräftesektor ist diese Voraussetzung noch unumgänglicher geworden. Wer nicht mit seinen potenziellen Bewerbern auf einer wertschätzenden, individuellen und regelmäßigen Basis kommuniziert, riskiert, dass diese ein schlechtes Bild vom Unternehmen bekommen und sich „geghostet“ fühlen. Außerdem ist dann die Gefahr höher, dass sich die Fachkraft in der Zeit der Funkstille für ein anderes Unternehmen entscheidet.

Achten Sie darauf, dass Sie die Kommunikation zielgruppengerecht gestalten. Als Recruiter können Sie sich beispielsweise auch direkt über LinkedIn vernetzen und dort austauschen, wenn ihre gesuchten Fachkräfte dieses Netzwerk nutzen. Wollen Sie Stellen im Handwerk besetzen, so ist vielleicht das Telefon das Medium der Wahl. Und bei eher introvertierten Berufsgruppen kann sich eine Mail gut eignen. Im weiter fortgeschrittenen Bewerbungsprozess bekommen Sie auch ein Gefühl für die Kommunikationsvorlieben des Bewerbers und können sich danach richten. Fragen Sie gern auch aktiv nach, was sich der potenzielle Mitarbeiter wünscht.

Auch Bewerber, die Sie nicht einstellen wollen, haben ein Recht auf wertschätzende und offene Kommunikation. Darüber hinaus sollten Sie nicht vergessen, dass verschmähte Bewerber wichtige Multiplikatoren sein können – sowohl für andere potenzielle Mitarbeiter wie auch für Ihre Kunden-Zielgruppe. Achten Sie darauf, mit den möglichen Mitarbeitern im Austausch zu bleiben. Schicken Sie Mails, falls sich der Entscheidungsprozess verzögert oder telefonieren Sie mit den Bewerbern und geben aktiv Feedback. Das zeigt Ihrer Zielgruppe Wertschätzung und echtes Interesse. Bewerbern, denen Sie absagen, können Sie anbieten, sie in den Bewerberpool aufzunehmen. Auch wenn es für diese Stelle nicht gereicht hat, kann das Profil der Fachkraft für künftige Positionen wichtig sein. Außerdem hat die Absage dann nicht so viel Schlagkraft.

Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber nicht nur fordern, sondern auch bereit sind zu geben. Denn aktuell – und das wird wohl auch die kommenden Jahre so bleiben – befinden wir uns in einem Arbeitnehmermarkt und der Fachkräftemangel ist auch den Fachkräften bewusst. Diese haben also häufig, besonders wenn sie gut ausgebildet sind und über Berufserfahrung verfügen, die Wahl.

EXTRA TIPP: Diese wertschätzende Kommunikation sollte sich auch im Vorstellungsgespräch wiederfinden. Unternehmen müssen sich heute auch bei den Bewerbern bewerben, das bedeutet klassische „Ausfragerei“ und „Fehlersuche“ gehören der Vergangenheit an. Schaffen Sie eine wertschätzende und angenehme Gesprächsatmosphäre. Personalverantwortliche sollten hier auch die Führungskräfte schulen und mit dem richtigen und modernen Umgang mit Fachkräften vertraut machen.

Tipp 2: Erkennen Sie Potential und potenzielle Fachkräfte

Oft schlummert im eigenen Unternehmen bereits enormes Potential, das einfach nicht erkannt wird. Interne Wechsel oder der interne „Quereinstieg“ in Fachabteilungen wird von zu wenigen Unternehmen wahrgenommen und gefördert. Dabei schlagen Sie gleich 6 Fliegen mit einer Klappe, wenn Sie bereits bestehenden Mitarbeitern die Chance geben, sich mit einer anderen, besseren Stelle im Unternehmen weiterzuentwickeln und die eigene Karriere zu stärken:

  • Sie sparen sich einen teuren und zeitintensiven Recruiting Prozess
  • Sie sorgen dafür, dass sich Ihr bestehendes Personal wertgeschätzt fühlt
  • Sie verhindern möglicherweise Abwanderung unzufriedener Mitarbeiter
  • Sie können Synergien und bereits bestehendes Wissen nutzen
  • Sie haben weniger Aufwände bei Onboarding und Einarbeitung
  • Sie können Start und Übergabe flexibel planen

Natürlich bedeutet das, Sie müssen Zeit und Geld in Fort- und Weiterbildung investieren. Im Vergleich zum Recruiting zahlt sich das jedoch meist aus, denn Fachkräfte, die bereits bei Ihnen arbeiten, kennen Ihr Unternehmen, Ihre Werte und Ihre Produkte bereits. Außerdem investieren Sie so in die eigenen Ressourcen und schaffen eine Arbeitsatmosphäre sowie eine Arbeitsqualität, die von den Mitarbeitern geschätzt wird und gleichzeitig als Pro-Argument bei Bewerbern genutzt werden kann.

Wenn es beispielsweise eine aktuell besetzte Stelle im Marketing gibt, deren Aufgabengebiet mehr und mehr wegfällt oder sich verändert – Sie gleichzeitig aber eine Stelle in der Produktentwicklung haben, so sollten Sie darüber nachdenken, wie sich diese Variablen vereinen lassen. Im Marketing verfügen die Mitarbeiter meist über enormes Zielgruppen- und Produktwissen – beides wichtige Punkte in der Produktentwicklung. Darüber hinaus kennen Marketing Mitarbeiter das eigene Unternehmen und dessen Marke. Sprechen Sie mit den Angestellten, ob ein Wechsel für Sie in Frage käme und finden Sie dann heraus, welches Wissen aktuell noch fehlt und welche Schulungen und Weiterbildungen diese Lücke schließen können. Vielleicht lohnen sich auch interne Weiterbildungsangebote, E-Learning oder Akademien, die Sie genau zu diesen Zwecken einsetzen können. Davon haben Unternehmen zwei weitere Vorteile:

  1. Sie bündeln, zentralisieren und dokumentieren das Wissen und Know-how Ihres Unternehmens. Falls also Fachkräfte auf Schlüssel-Positionen doch einmal abwandern sollten, so haben Sie deren Kenntnisse und auch Prozesse dokumentiert und gesichert.

  2. Sie können dieses Weiterbildungsangebot als Pro-Argument für externe Bewerber und zum Vermarkten Ihre Employer Brand nutzen.

 

Tipp 3: Planen Sie langfristig und mit dem Fachkräftemangel

Es hilft nichts, die Augen vor dem Fachkräftemangel und seinen Folgen zu verschließen. Wenn Ihr Unternehmen wächst oder Sie planen zu expandieren, dann müssen Sie den stärker werdenden Fachkräftemangel berücksichtigen. Denn nicht nur Fachkräfte sind rar, auch Personal ohne abgeschlossene Berufsausbildung ist derzeit schwer zugänglich. Das sieht man insbesondere in der Industrie und der Logistik. Viele Unternehmen rechnen erst mit Kundenaufträgen und einer gestiegenen Produktion und vernachlässigen dabei eine elementare Frage: Wer soll den gestiegenen Arbeitsaufwand bewältigen? Das Wachstum des Unternehmens darf nicht ausschließlich auf dem Rücken der operativen Mitarbeiter ausgetragen werden. Denn die steigende Arbeitsbelastung führt wiederum zu Unzufriedenheit und damit zu möglichem Personalverlust.

Planen Sie also realistisch und machen Sie als Personalverantwortlicher oder Recruiter Ihre Position deutlich. Der Geschäftsleitung und den Entscheidungsträgern muss klar sein, dass die Personalsuche zeitaufwendig und teuer ist. Nicht selten sind besonders Unternehmen, die sich im Wachstum befinden, auf die zusätzliche Unterstützung eines Personal- oder Recruiting-Dienstleisters angewiesen, um den gestiegenen Anforderungen Herr zu werden.

Auch potenzielle Lösungen sollten von Anfang an in die Strategie einfließen – mit all ihren Konsequenzen: Das können Remote-Stellen sein, dort wo es möglich ist. Aber auch übertarifliche Entlohnung, Kinderbetreuung und flexible Arbeitszeiten sowie Teilzeit-Stellen dienen als Lösungsansätze, um den Ansprüchen und Wünschen der Arbeitnehmer gerecht zu werden. Auch konservative Unternehmen müssen hierfür offen sein – sonst werden sie langfristig von der Konkurrenz abgehängt.

 

Tipp 4: Verbinden Sie Marketing und Personal für Ihre Bewerberzielgruppen

Wer Mitarbeiter finden und halten will – besonders im Fachkräftebereich – braucht eine starke Arbeitgebermarke, die den unterschiedlichen Personalzielgruppen gerecht wird. Um diese Employer Brand aufzubauen und auch bekannt zu machen, ist es ratsam, die Fähigkeiten von HR und Marketing zu vereinen. In größeren Unternehmen kann das eine eigene Personalmarketing-Stelle oder Abteilung sein, in kleineren genügt aber oft auch die Zusammenarbeit der beiden Abteilungen für Erfolge oder die Firma setzt auf eine Personalagentur, die bei diesem Prozess unterstützt.

Unternehmen müssen aber verinnerlichen, dass die Aufgabe von HR (Personal gewinnen, halten, entwickeln und managen) heute nur noch in Kombination mit Marketing-Maßnahmen und Taktiken nachhaltig funktioniert. Denn Reichweite und Aufmerksamkeit sind begrenzt. Und auch die Transparenz über Gehälter und Aufgaben sowie die öffentliche Bewertung von Arbeitgebern über Portale wie Kununu erfordern neue Maßstäbe. Wie unterscheidet sich Ihr Unternehmen von allen anderen? Was bieten Sie Ihren Mitarbeitenden, was sonst keiner hat? Wie erreichen Sie Ihre Bewerber und wie gewinnen Sie ihre Aufmerksamkeit.

All diese Kenntnisse, Ideen und Methoden brauchen Sie, um überhaupt im Recruiting Prozess zu starten. Um eine nachhaltige Arbeitgebermarke aufzubauen, brauchen Sie zusätzlich Werte, Mission, Vision, Markenbotschafter und Werbung. All diese Aufgaben können nicht einfach „On-Top“ zu den bereits bestehenden Herausforderungen in den HR- und Personalabteilungen kommen.

Eine Personalmarketing- und Branding-Strategie erfordert ein Konzept, Zeit und Invest. Gerade am Anfang, wenn Ihr Unternehmen keinen besonders guten Ruf als Arbeitgeber hat oder sich in einer Wachstumsphase befindet, kann ein Partner als Unterstützung hilfreich sein. Eine Personalagentur kann konzeptionell und im operativen Doing unterstützen. Dem Fachkräftemangel können Sie aber auch entgegenwirken, wenn Sie den Recruiting-Prozess an einen Dienstleister auslagern und so der internen Abteilung Kapazitäten freischaufeln, um Personalmarketing und Employer Branding zu betreiben.

Tipp 5: Bilden Sie Fachkräfte aus

In den vergangenen Jahren haben mäßige Löhne, Befristungen und fehlende Ausbildungsstellen zu Frustration auf dem Arbeitsmarkt geführt. Laut einer Studie des Nürnberger Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) konnten im Ausbildungsjahr 2021 knapp 40 % der offenen Ausbildungsplätze nicht besetzt werden. Dieses Ergebnis zeigt, wie verheerend die Situation bereits ist. Unternehmen müssen also neue Wege finden, um die potenziellen Auszubildenden und die potenziellen Fachkräfte zu erreichen. Und zwar genau zum richtigen Zeitpunkt. Kooperationen mit Hochschulen, Schulen und Universitäten können helfen. Aber auch Initiativen wie Bewerbertage, Girls Day, Praktika, Schnuppertage oder Unternehmensvorstellungen in Schulen helfen, Ausbildungsplätze zu besetzen.

Wer außerdem Seminar- Doktor-, Bachelor- oder Masterarbeiten im eigenen Unternehmen anbietet, kann den Nachwuchsfachkräften dann auch direkt eine Festeinstellung anbieten. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie die Studenten auch qualitativ betreuen und ernstnehmen. Praktika sind nicht nur für Schüler und Studenten wichtig, sondern bieten Betrieben gleich die Möglichkeit zu sehen, ob der Praktikant auch für eine Ausbildung oder ein Traineeship geeignet ist.

Ihre Ausbildung sollte dabei immer hochwertig, fördernd und wertschätzend sein. Übernahmegespräche, ein angemessenes Einstiegsgehalt nach der Ausbildung und spannende Aufgaben können dann ein langfristiges Arbeitsverhältnis sichern.

Fazit: Die Folgen des Fachkräftemangels

Als Ursachen für den Fachkräftemangel in Deutschland sind der Demographische Wandel (geringe Geburtenraten und steigende Überalterung der Bevölkerung) sowie auch die Digitalisierung bekannt. Denn wo früher Nachwuchs-Fachkräfte – auch durch Berufsausbildung – in den Markt gedrängt sind, herrscht heute weitgehend Leere. Außerdem studieren immer mehr junge Menschen – eine Berufsausbildung scheint zunehmend unattraktiv zu werden. Simultan wird der Zugang zum Studium einfacher. Die Digitalisierung tut ihr Übriges: Ganze Berufsgruppen verschwinden, da die Aufgaben maschinell oder technisch erledigt werden – dafür entstehen neue komplexe Berufe, für die es noch nicht genügend Know-how und Erfahrung im Arbeitsmarkt gibt.

Das Basler Forschungsinstitut Prognos hat darüber hinaus eine düstere Prognose zum Fachkräftemarkt in Deutschland: Bis 2030 könnten rund 3 Millionen qualifizierte Arbeitskräfte fehlen. Im Jahr 2040 könnten es sogar 3,3 Millionen sein. Eine langfristige Strategie, eine starke Arbeitgebermarke, gelungenes Recruiting und Weiterbildung sind für Unternehmen also der Schlüssel, um nicht durch den Fachkräftemangel vom Markt verdrängt zu werden. Denn Feuerlöschen ist bei der Stellenbesetzung auf Dauer keine Option. Für die meisten deutschen Unternehmen bedeutet das: Es ist höchste Zeit zu handeln, eine Strategie zu erarbeiten und sich gegebenenfalls Unterstützung an die Seite zu holen. Außerdem muss sich häufig im Kern der Unternehmen die Einstellung ändern, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer aussuchen – es ist schon heute bereits 50:50 – und die Tendenz verlagert sich zunehmend zu den Fachkräften.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

(Bild: gemeinfrei / Pexels / Paula Schmidt)

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