Der Talentpool – Definition, Vorteile & Tipps!

Vanessa Bär
Der Talentpool - Begriff und Aufbau

Der Talentpool: Definition, Vorteile & Tipps!

Es wird immer schwieriger, geeignete Fachkräfte zu finden – hier sind sich alle Personalverantwortlichen einig. Was also tun?

Ein Bewerber- oder auch Talentpool kann hier einen großen Mehrwert bieten. Wie sich dieser definiert, welches Potential dieser birgt und welche datenschutzrechtlichen Aspekte es zu beachten gibt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

 

Starten wir bei diesem Thema zunächst einmal mit ein paar interessanten Kennzahlen:

Über 55 % aller Unternehmen haben Probleme, die Erwartungen Ihrer Auftraggeber aufgrund von Ressourcenknappheit zu erfüllen. (Quelle: Robert Walters)

Rund 67% der deutschen Unternehmen haben generell Probleme, offene Positionen zu füllen. (Quelle: Manpower Group)

Inhaltselemente

  • Was ist ein Talentpool / Bewerberpool?

 Aufbau und Tipps:

  • Welche Kandidaten bilden den Bewerberpool
  • Wo kann ich Kandidaten für den Talentpool finden?
  • Was macht einen Talentpool so wertvoll?
  • Was gilt es bei einem Talentpool zu beachten?
  • Welche Datenschutzrichtlinien müssen bei einem Talentpool beachtet werden?

Was ist eigentlich ein Bewerber- / Talentpool?

Ein Bewerberpool ist nichts anderes als eine Datenbank, die regelmäßig mit potenziellen Kandidaten gepflegt und gefüllt wird. Diese Kandidaten sind qualifiziert und verfügen über ein interessantes Profil, konnten sich aber vielleicht im ersten Bewerbungslauf nicht durchsetzen. Wenn nun zukünftig Positionen zu besetzen sind, stehen diese Bewerber im Idealfall noch zur Verfügung und es kann hier erneut ins Gespräch gegangen werden.

 

Welche Kandidaten bilden den Bewerberpool?

Zunächst sollte intern abgestimmt bzw. gemeinsam festgelegt werden, über welche Kenntnisse und Qualifikationen Kandidaten verfügen sollten, um in den Bewerberpool aufgenommen zu werden – Nur auf dieser Basis ist ein effektives Talentmanagement möglich.

Meistens handelt es sich um Personen, die sich von anderen Kandidaten abheben und eine gewisse Expertise in einem bestimmten Fachbereich vorweisen. Dies können beispielsweise vielversprechende Kandidaten aus dem Active Sourcing sein, Werkstudenten oder Praktikanten, die überzeugen konnten oder auch einfach sehr effiziente Mitarbeiter aus den eigenen Reihen.

Neben den fachlichen Skills spielen aber auch Persönlichkeit und Cultural Fit eine gewisse Rolle.

Tipp: Hier unbedingt die Fachabteilungen mit ins Boot holen – so bekommen die Personalverantwortlichen ein noch besseres Gefühl für die Anforderungen der zu besetzenden Stellen.

 

 

Wo kann ich Kandidaten für den Talentpool finden?

Kandidatensuche Talentpool
Quelle: Depositphotos

Kandidaten, die matchen, sind nicht überall zu finden, es ist also sinnvoll die Augen offen zu halten. Gerade beim Active Sourcing ist es oftmals der Fall, dass Kandidaten erst zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar sind. Um diese hinterher nicht aus den Augen zu verlieren, ist es sinnvoll sie in den firmeninternen Bewerberpool einzubinden.

Folgende Wege können hilfreich sein, um potentielle Bewerber auf den Pool aufmerksam zu machen und dadurch die Datenbank qualitativ zu füllen:

  • Nutze Karriere- & Fachmessen
  • Halte Kooperationen mit Hochschulen und Fachhochschulen
  • Mache bereits beim Bewerbungseingang / im Auswahlverfahren auf den Pool aufmerksam
  • Nutze Soziale Netzwerke und mache regelmäßig auf den Talentpool aufmerksam
  • Betreibe Active Sourcing

Diese Punkte sind nur ein paar von Vielen, die dir die Chance auf einen guten Talentpool bieten. Behalte jedoch immer im Hinterkopf – Masse ist nicht gleich Qualität. Das heißt, es ist nicht sinnvoll beliebig viele Kandidaten in den Pool aufzunehmen, denn wenn der Kandidat (m/w/d) am Ende kein Stellenangebot erhält, führt das oftmals eher zu Unzufriedenheit und wirft im Umkehrschluss auch schlechtes Licht auf das Unternehmen.

 

 

Was macht einen Talentpool so wertvoll?

 

Qualifizierte Kräfte zur Hand

Oftmals werden Stellen kurzfristig frei und die Personalverantwortlichen müssen sich schnellstmöglich darum kümmern, diese neu zu besetzen, um den Geschäftsbetrieb weiter zu gewährleisten. Klar ist, umso länger dieser Arbeitsplatz nicht besetzt ist, umso höher die Kosten für den Einstellungsprozess. Wurde der Kandidatenpool in der Vergangenheit regelmäßig gefüllt und gepflegt, ist die Chance sehr viel größer, den Prozess zu verkürzen und die Stelle mit einem qualifizierten Kandidaten zu besetzen.

 

Kann den Einstellungsprozess beschleunigen

Wie bereits zuvor erwähnt, ist Schnelligkeit heutzutage das A und O in nahezu jedem Business – denn Zeit ist Geld. Mit einem gut gepflegten Bewerberpool können offene Vakanzen meist deutlich schneller besetzt werden.

 

Bessert das Image auf

Bei einem Talentpool sollte stets Qualität vor Quantität stehen. Es geht nicht darum, jede Stelle mit einem beliebigen Bewerber zu besetzen, sondern die offenen Vakanzen wettbewerbsfähiger zu machen. Der Fokus auf Qualität wirkt sich durchaus positiv auf das Unternehmensimage aus, da so beispielsweise lange Onboarding-Zeiten, schlechte Leistungen neuer Mitarbeiter oder Unzufriedenheit bzgl. mangelnder Kommunikation vermieden werden.

Umso wichtiger ist es, den Pool regelmäßig zu pflegen und Kontakte aufrecht zu erhalten. Je größer dein Talent Pool wird, desto größer ist dein gesamtes Netzwerk und desto besser ist die Reputation deines Unternehmens.

 

 

Was gilt es bei einem Talentpool zu beachten?

Beim Aufbau eines Bewerberpools gibt es einiges zu beachten. Wer es richtig machen möchte, sollte sich im Vorfeld genauestens über Prozesse und regelmäßige Datenchecks Gedanken machen. Insbesondere das Thema Datenschutz ist wichtig und sollte konsequent verfolgt werden. Folgende Punkte sorgen für eine strukturierte Herangehensweise:

 

Bewerbermanagement & Datenpflege

Um einen Talentpool permanent am Laufen zu halten, gilt es von Beginn an sauber und korrekt zu arbeiten. Ein Talentpool sollte stets aktuell sein – dies fängt beim Anlegen der Daten des Kandidaten an und geht über die permanente Dokumentation von relevanten Informationen der Person und deren Pflege. Schaffen Sie sich eine Möglichkeit (CRM System, HR Software, Excellisten für den Anfang), um die Daten übersichtlich und komprimiert festhalten zu können.

 

Bewerberpool regelmäßig checken – Kandidaten kontaktieren

Die richtige Pflege ist der Schlüssel zum erfolgreichen Talentpool. Sobald die richtigen Personen in Ihrem Pool sind, ist regelmäßige Kommunikation unerlässlich. Eine starke Beziehung zu Ihren Talenten steht im Mittelpunkt. Nur so können Sie sie langfristig überzeugen. Denken Sie auch daran, dass die Kandidaten nicht unbegrenzt verfügbar sind. Daher ist es notwendig, einen regelmäßigen Checkup durchzuführen und die Bewerber auf Verfügbarkeit zu prüfen.

 

Hier sind einige Vorschläge, wie Sie den Kontakt zu Ihren Talenten aufrechterhalten können:

  • Einladungen zu Messen oder Veranstaltungen: Bieten Sie Ihren Talenten die Möglichkeit, an Veranstaltungen teilzunehmen, z. B. Workshops oder Meetups. Dies fördert das gegenseitige Kennenlernen und erinnert sie gleichzeitig an Ihr Unternehmen.
  • Unternehmensneuigkeiten und Informationen: Informieren Sie Ihre Talente über relevante Änderungen oder Neuigkeiten im Unternehmen. Achten Sie darauf, dass die geteilten Informationen für Ihre Talentpool-Mitglieder relevant sind.
  • Feedback zum Bewerbungsprozess: Bitten Sie die Personen in Ihrem Talentpool um Feedback zum Bewerbungsprozess. Dies stärkt die Woyalität und ermöglicht Ihnen, den Prozess kontinuierlich zu optimieren.
  • Geburtstagsgrüße: Nutzen Sie die Gelegenheit, mit Ihren Talenten in Kontakt zu bleiben, auch wenn es gerade keine konkreten Jobangebote gibt. Senden Sie Geburtstagsgrüße und zeigen Sie, dass sie nach wie vor wichtig sind.

 

Eine ausgezeichnete Candidate Experience bieten

Das A und O bei jedem Bewerbungsprozess ist die Candidate Experience – also die Erfahrung des Bewerbers, die er mit den Ansprechpartnern und dem Unternehmen während des gesamten Prozesses sammelt. Fällt diese gleich zu Beginn der Kontaktaufnahme negativ aus, so ist die Chance eher gering, dass ein Kandidat sich dem Bewerberpool anschließen möchte.

 

 

Welche Datenschutzrichtlinien müssen bei einem Talentpool beachtet werden?

Die DSGVO spielt eine zentrale Rolle bei der Verwendung eines Talentpools.

Für die Aufnahme neuer Kandidaten in den eigenen Pool bedarf es einer Genehmigung (u.a. nach § 26 Abs. 2 BDSG bzw. Art. 7 DSGVO), die im besten Fall gleich zu Beginn eingeholt wird. Es sollte in jedem Fall sichergestellt werden, dass diese Einwilligung bereits erfolgt ist, bevor der Kandidat in den Bewerberpool aufgenommen und dessen Daten gespeichert werden.

Tipp: Unbedingt im Vorfeld schlau machen.

Fazit

Ein Sprung in den Talentpool lohnt sich!

Laut einer Studie der Uni Bamberg und Monster Worldwide war das Thema Talentpool schon 2017 ein prägnantes Thema. Damals konnten die Mittelständler schon rund 19% ihrer Vakanzen aus dem eigenen Pool besetzen. Durch den Fachkräftemangel ist dieser Trend heute mehr gefragt denn je und kann bei richtigem Einsatz ein echter Erfolgsfaktor sein. Allerdings bedarf dieser einer permanenten Aufrechterhaltung und intensiver Pflege, um die Qualität fortführend zu gewährleisten. Zudem sollte im Vorfeld genau festgelegt werden, welche Zielgruppe für den Talentpool geeignet ist und welche Erwartungen an die Kandidaten gestellt werden bzw. welche Profile interessant für die Datenbank sind.

Den Verantwortlichen sollte bewusst sein, dass ein Talentpool Mehraufwand bedeutet und auch zeitintensiv ist. Werden die oben genannten Aspekte berücksichtigt, kann ein Talentpool jedoch ein sehr hilfreiches Tool sein, um kurzfristig und ohne hohen Aufwand / hohe Kosten, qualifizierte Mitarbeiter für Unternehmen zu finden und zu vermitteln.

 

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

 

(Bild: unsplash / Jubeo Hernandez)

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